Mire figyeljünk oda, mi a feladata egy bérszámfejtőnek, és mire figyeljen a munkavállaló, ha a munkaviszonya megszűnik?
A munkaviszony megszűnésének napja az utolsó jogviszony napja. Tehát ha a munkavállalónak a munkaviszonya 2011. május 31.-én szűnik meg, ez azt jelenti, hogy még ez a nap a munkaviszonyba beletartozik. Ez sajnos nem egyértelmű sok munkavállalónak, sőt találkoztam olyan HR-es kollégákkal is akik szintén nem így értelmezték.
A munkaviszony megszűnését írásba kell foglalni. Ha ez megtörtént, mindkét fél részéről (munkavállaló és a munkáltatói jogkör gyakorlója) aláírták a dokumentumot, és elérkezett a munkavállaló utolsó munkában töltött napja – ekkor kell vele elszámolni, és kiadni a kilépéskor szükséges dokumentumokat – na, akkor jött el a mi időnk.
A bérprogramban berögzítjük a kilépés napját, ez a legelső lépés, mert ha jó a bérprogramunk akkor már magától kiszámol nagyon sok fontos adatot. (pl. arányos szabadság, járulékmaximum).
Megállapítjuk a munkavállaló arányos szabadságát, úgy hogy a naptári év kezdetétől a kilépés napjáig kiszámoljuk mennyi nap jár neki. Én ezt napra pontosan szoktam: a dolgozónak az éves szabadságkerete/365*az évben adott cégnél munkaviszonyban töltött napokkal. Megnézzük, hogy hány napot vett ki adott évben, ha kevesebbet, akkor a különbséget kifizetjük neki szabadságmegváltás címén, ha többet akkor pedig visszavonjuk amennyivel többet vett igénybe.
Ha a kilépő munkavállaló magasabb jövedelmi kategóriába esik, akkor kiszámoljuk (ha a program nem tudja), hogy a naptári év első napjától a kilépés napjáig mennyi a napi nyugdíjjáruléka. 2011.-ben a levonandó napi nyugdíjjárulék maximum (járulékfizetési felső határ): 21000 Ft/ naptári nap, ha e fölött vontunk tőle, akkor azt vissza kell fizetni. A tv. pontosan úgy fogalmaz, hogy a biztosítottnak kell visszaigényelnie, és 15 napon belül vissza kell fizetnie a cégnek, de gyakorlatban, mi bérszámfejtők figyelünk erre.
A cafeteria szabályzatok általában úgy rendelkeznek, hogy a munkavállalónak arányosan jár kilépéskor a cafetera. Ki kell számolni, hogy arányosan mennyi cafeteria jár neki a naptári év kezdetétől a kilépés napjáig. Ha többet vett igénybe, akkor levonjuk a béréből, illetve volt már rá példa, hogy visszavettem a kilépőtől a fel nem használt étkezési jegyet. Amennyiben nem vette igénybe a neki járó keretet, akkor azt megkaphatja a törvényi keretek között. Ezt úgy gondolom, hogy ha pl. havonta már igénybe vette a maximum adható étkezési utalványokat, akkor azt nem adhatunk neki, de ha még nem merítette ki pl. az egészségpénztári keretét, akkor abban megkaphatja. Ha egész hónappal nyílt és zárt ez az időszak, akkor érdemes hónapokkal számolni az arányos keretet, ha pedig nem, akkor napokban is számolhatjuk.
Meg kell még néznünk milyen egyéb tartozásai lehetnek a dolgozónak. Van- e folyamatban lévő fizetés-előleg tartozása? Ha van,akkor azt egy összegben is levonhatjuk tőle, hiszen az munkabér tartozás, és a jogszabály erre lehetőséget ad.
Lehet még a dolgozónak tanulmányi szerződés megszegéséből eredő visszafizetési kötelezettsége vagy ruhapénz tartozása is, egyéb munkáltató által adott kölcsön, vagy munkaeszköz, illetve költségtartozása.
A kilépéskor a munkavállalónak átadandó iratok:
- IGAZOLVÁNY a biztosítási jogviszonyról és az egészségbiztosítási ellátásokról (TB kiskönyv- ez lehet fehér, sárga, jelenleg rózsaszín)
- Munkáltatói igazolás a munkaviszony megszűnésekor (ezt általában 2 példányban szokták kiadni, de én javasolnám a 3 példányt, így a dolgozónak is marad egy. Rá kell vezetni az esetleges tartozásokat is.)
- Igazolólap a munkanélküli-járadék megállapításához (jogszabályban előírt tartalommal. 2011 januárban is változott)
- Adó adatlap (Az adózás rendjéről szóló 1990. évi XCI. törvény szerint, ha a magánszemély munkaviszonya év közben megszűnik, akkor a munkáltató a munkaviszony megszűnésének időpontjában köteles a magánszemély (munkavállaló) részére kiadni az adóévben általa kifizetett jövedelemről - ideértve a társadalombiztosítási szerv által az adóévben fennálló munkaviszony időtartama alatt kifizetett adóköteles társadalombiztosítási ellátást is - és a levont adóelőlegekről szóló bizonylatot.)
- Igazolás a társadalombiztosítási nyilvántartás adatairól (a tárgyévben levont járulékok (tagdíj) összegéről és az azok alapjául szolgáló jövedelmekről)
- Nyugdíj-biztosítási egyéni nyilvántartó lap (Ha a munkavállaló munkaviszonya nyugdíjazás miatt szűnik meg, akkor el kell küldeni a területileg illetékes nyugdíj-biztosítási igazgatóság részére.)
- Jövedelemigazolás az egészségbiztosítási ellátás megállapításához (szigorú számadású tömbös nyomtatvány)
- Adatlap a tartási kötelezettségekről (ezen az adatlapon kell közölni az esetleges bírósági végzésen alapuló tartási kötelezettségeket)